Werk je al met Exact Online maar gebruik je vooral de basisfuncties? Dan mis je waarschijnlijk veel slimme mogelijkheden die je administratie efficiënter en overzichtelijker maken. Denk aan offertes direct digitaal laten ondertekenen, automatische facturen voor abonnementen, workflows voor goedkeuring van inkoopfacturen en koppelingen met Power BI voor rapportages. In dit artikel laten we zien hoe je jouw online boekhoudpakket beter benut.

Waarom méér halen uit Exact Online loont.

Veel bedrijven zetten Exact Online in als handig boekhoudpakket online, maar beperken zich tot facturatie en boekhouding. Zonde, want Exact biedt veel functies die tijd besparen, fouten verminderen en samenwerking verbeteren. Met een paar slimme instellingen kan je jouw online boekhouden naar een hoger niveau tillen.

4 functies in Exact Online die je waarschijnlijk nog niet gebruikt.

1. Offertes direct digitaal versturen en laten ondertekenen.

Met Exact Online kun je offertes direct naar klanten sturen. Zij bekijken de offerte via een link, geven akkoord of afwijzing en kunnen hun eigen ordernummer toevoegen. Bij akkoord wordt de offerte automatisch omgezet naar een order. Je kunt zelfs digitale ondertekening inschakelen, zodat je hele offerteproces sneller en professioneler verloopt.

2. Periodieke facturen met de abonnementenmodule.

Werk je met onderhoudscontracten of abonnementen? Dan kun je facturen volledig automatiseren met de abonnementenmodule. Jaarlijkse prijsindexeringen of aanpassingen voer je eenvoudig in één keer door. Facturen kunnen automatisch of handmatig worden verstuurd, met verschillende lay-outs voor diverse contracttypen.

3. Goedkeuringsflows voor inkoopfacturen.

Ingeboekte inkoopfacturen moeten eerst goedgekeurd worden voordat ze klaarstaan voor betaling. Dit kan zowel in de desktopversie van Exact als via de Exact-app. Je kunt regels instellen, bijvoorbeeld dat alleen facturen boven een bepaald bedrag of van specifieke leveranciers ter goedkeuring worden aangeboden. Ook bepaal je zelf aan welke medewerker de facturen worden voorgelegd. Daarnaast is het mogelijk om een fiatteringsflow op te zetten, waarbij meerdere medewerkers een factuur moeten goedkeuren, afhankelijk van vooraf gedefinieerde voorwaarden.

4. Slimme rapportages met Power BI.

Met standaardkoppelingen tussen Exact Online en Power BI maak je eenvoudig rapportages die precies passen bij jouw informatiebehoefte. Zo krijg je realtime inzicht in je financiën en stuur je beter op cijfers. Mirac kan je ondersteunen bij het inrichten van deze rapportages.

Hoe Mirac je helpt meer uit Exact Online te halen.

Veel organisaties weten niet eens dat deze mogelijkheden bestaan. Bij Mirac zien we vaak dat bedrijven minder dan de helft van de functies van hun online boekhoudsoftware benutten. Wij helpen bij:

• Advies en inrichting van modules
• Automatisering van processen
• Koppelingen met andere software
• Training en ondersteuning voor medewerkers

Zo wordt je administratie niet alleen sneller, maar ook slimmer en toekomstbestendig.

Klaar om je boekhouding slimmer te maken.

Wil je weten hoe jouw organisatie beter kan werken met Exact Online? Neem contact op voor een vrijblijvende quickscan. Wij laten je direct zien waar winst te behalen valt in je online boekhoudpakket.